Денежные финансы на расчетном счету компании еще не означают, что предприятие работает с прибылью, а без нее вся работа становится бессмысленной. И не имеет значения, чего хочет собственник, развивая свой бизнес:: получения дивидендов или его выгодной продажи в последствии. В обоих этих случаях требуется эффективность и система управления – то есть, деньгами надо управлять, а не служить им. Ряд основных моментов в организации позволят ей добиться финансовой устойчивости. В их числе контроль и отчетность.
Отчетность является специфической формой предоставления информации для руководителя. Владея информацией, руководитель владеет ситуацией в бизнесе, что позволяет ему принимать управленческие решения.
При этом, прежде всего, надо помнить об оперативности получения необходимых данных для анализа по регионам, торговым точкам, направлениям деятельности, продуктам, брэндам. Реальная величина расходов, доходов, прибыли нужна руководителю для принятия решений здесь и сейчас. Следовательно, предоставление информации в современном бизнесе должно быть в режиме «on-line». Иначе, получив сверенные данные по себестоимости через месяц или еще позже, управлять уже станет нечем, так как все факты уже состоялись, также как и все убытки. Главную роль в оперативности формирования отчетности играет автоматизация.
Во-вторых, необходима аналитичность отчетности. При ее недостатке невозможно сделать никаких выводов и, соответственно, принять управленческих решений. Если управленческая учетная система имеет много аналитических срезов, на многие вопросы легко и просто найти точные ответы, тогда как при малой аналитике, ответ, как правило, строится на внутренних ощущениях, интуиции. И тогда ваш бизнес оказывается во власти случая, а работа в нем, как игра в лотерею: повезет – не повезет.
В-третьих, данные в отчетах должны быть достоверны, что является самым больным местом для многих компаний. Достоверности способствует наличие в компании единой информационной системы, основанной на принципе двойной записи, в которой автоматизировано формирование управленческой отчетности таким образом, что, при необходимости, можно дойти вплоть до первичных документов, которые породили цифры в отчете. При прозрачности каждой цифры отчетов, их достоверность близка к 100%. При сведении отчетов вручную точности добиться весьма сложно.